La gestión de referencias y la tecnología de análisis transforman la atención primaria de Central Ohio

Como uno de los grupos de atención primaria propiedad de médicos más grandes de los EE. UU., con más de 450 proveedores en 80 prácticas que atienden a más de 400 000 pacientes, Central Ohio con falta de conectividad y datos utilizables con su sistema de admisión de referencia basado en fax y teléfono.

EL PROBLEMA

Después de que se crearon referencias en el sistema de registro de salud y enviado fuera, el personal a menudo podría perder de vista al paciente y su atención de seguimiento.

«Nosotros no tenía la capacidad de obtener rápidamente actualizaciones de estado simples sobre referencias a través del proceso de programación o incluso determinar si el especialista las había recibido», dijo Ed Helvig, gerente de acceso de pacientes en Central Ohio Primary Care.

«No fue hasta el primer seguimiento, generalmente alrededor de siete días después, que obtuvimos un poco de conocimiento, a veces llamando al especialista solo para encontrarte t entonces que ni siquiera habían recibido la remisión en absoluto.

«Otras veces nuestro personal estaría en espera para 10-15 minutos, tendría que lidiar con sistemas telefónicos engorrosos, o terminaría dejando un mensaje de voz, a veces en el buzón de voz de la persona equivocada, con la esperanza de que el mensaje fuera recibido y respondido pronto», agregó.

Confiar en las notas enviadas por fax manualmente también era problemático y generaba trabajo adicional. La organización perdía de cinco a 90 minutos por referencia al utilizar un sistema de gestión de referencias manual basado en fax y teléfono, sin forma de capturar y analizar datos para informar o identificar qué estaba funcionando bien y qué necesitaba cambiar en los procesos.

El personal tenía decenas de miles de derivaciones abiertas en el EHR con un contexto limitado sobre dónde se encontraban los pacientes en su viaje.

PROPUESTA

Vendor LeadingReach ofreció a la red de médicos la capacidad de comunicarse de manera eficiente y efectiva, independientemente del software nativo de cada oficina del proveedor, dijo Helvig.

«Podríamos crear una comunidad similar a LinkedIn conectando a nuestros socios de referencia con nosotros para permitir el paso de información crítica entre los proveedores que nuestros EHR no fue capaz de administrar», explicó .

«Al aprovechar su tecnología de gestión de referencias y sus herramientas de análisis, nuestro personal tendría la capacidad de rastrear fácilmente las referencias, hacer un seguimiento de ellas de manera oportuna, y, en última instancia, cerrar el ciclo de los pacientes cuyas necesidades de atención ahora eran manejadas por un proveedor referido.

«También podríamos para realizar un seguimiento del rendimiento en nuestras ubicaciones para identificar cuellos de botella en el proceso o desafíos similares en la coordinación de la atención», agregó.

CUMPLIR EL DESAFÍO

En lugar de usar un solo enfoque de tamaño para todos, LeadingReach propuso un sistema de derivación basado en tecnología que se personalizó para adaptarse al flujo de trabajo específico de Central Ohio Primary Care.

«Dado que nuestro enfoque inicial para administrar las referencias fue un desafío, estaba claro que trabajar con un socio con experiencia en el espacio de referencia sería un gran beneficio para el personal y los pacientes», dijo Helvig. «Hemos podido co Conecte la red de proveedores digitalmente y cree un proceso de derivación simplificado que incremente la eficiencia, mejore los resultados de los pacientes y reduzca el costo de la atención.

«Con el nuevo proceso y software de gestión de derivaciones optimizados, los PCP, casi 1500 especialistas y los equipos de coordinación de la atención en la red de COPC han obtenido más información y comprensión del plan de atención único de cada paciente para ayudarlo a navegar hacia el siguiente entorno de atención. y ganaron más tiempo en su día para dedicarlo a otros pacientes», agregó.

Con el informe de que el personal ahora está capaz de hacer, la organización ha optimizado su red de proveedores al desviar a los pacientes de las prácticas especializadas menos eficientes hacia las que están mejor equipadas para brindar atención.

«Ahora tenemos información sobre las métricas de rendimiento clave en tiempo real, como la tasa de respuesta de derivación, los motivos de rechazo del paciente, la duración promedio para programar un paciente y la r más importante proporción de remisión a cita, lo que permite a nuestros PCP cerrar el ciclo de atención después de que un paciente haya sido visto por un especialista», anotó Helvig.

«Con la plataforma LeadingReach Analytics, podemos tener informes sólidos y recordar a los especialistas y PCP el nivel de eficiencia operativa que sus oficinas deben demostrar regularmente para aumentar nuestra eficiencia operativa, mejorar la velocidad de la atención y, posteriormente, mejorar la calidad de la atención de nuestros pacientes», continuó.

Estos datos personalizados entregados periódicamente permiten la coordinación de la atención equipos para tener conversaciones más significativas basadas en datos con el personal y las redes de proveedores. Con este nuevo proceso de derivación y sus resultados de eficacia comprobada, el centro de derivación central de la organización ha asumido una responsabilidad cada vez mayor y es una parte valiosa de la organización.

RESULTADOS

Central Ohio Primary Care se ha alejado de las referencias basadas en fax y ahora es digital, lo que permite al personal ver métricas medibles y mejoradas en el rendimiento y los resultados de los pacientes.

«Las llamadas de seguimiento se reemplazaron con mensajes digitales enviados a través de la plataforma, lo que ahorró a los administradores de referencias una gran cantidad de tiempo», informó Helvig. «Inicialmente, el 59 % de las referencias de la organización se basaban en fax y el 41 % en formato digital, pero después de 10 meses, pudimos digitalizar el 89 % de todas las referencias.

«Ahora podemos administrar seis veces la cantidad de referencias mensuales en el centro de referencia central, todo sin contratar más personal», continuó. «Esto también ha permitido que los equipos de atención del PCP tengan tiempo y recursos para enfocarse en ayudar a más pacientes, y ha ayudado a lograr un aumento del 100 % en las citas para pacientes referidos».

CONSEJOS PARA OTROS

No No te quedes estancado en los caminos del pasado, aconsejó Helvig.

«Solo considera los obstáculos básicos de lo tradicional, y lo que puede llamar anticuada, gestión de referencias, todas las barreras de un consultorio proveedor que obtiene datos de especialistas, como los faxes perdidos, el tiempo de búsqueda, los largos tiempos de espera, los mensajes de voz que no se devuelven», dijo.

«Las organizaciones de proveedores son haciendo un flaco favor a su personal, pero muy especialmente a sus pacientes, arrastrando los pies y no controlando la gestión de referencias», concluyó. «La transición a lo digital no es difícil y el ROI es monumental».

Twitter: @SiwickiHealthIT
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Healthcare IT News es una publicación de HIMSS Media.
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